在會議的過程中(zhōng)，會議會務服務至關重要，會議會務服務可以使會議有更好的效果。首先會前服務能幫助主辦方做好會議的準備工(gōng)作；其次是會中(zhōng)服務，包括參會人員(yuán)的接待和處理會議過程出現的各種狀況；最後是會後服務，包括安排車(chē)輛送參會人員(yuán)離(lí)開(kāi)、做會議内容總結等，都是會後服務不能忽略的内容。
1.會場布置:
蘇州會議服務團隊針對不同的會議性質及與會人數的多少确定會場布置以何種性質展現。布置形式有：課桌式、劇院式、“U”字型、“T”字型等。根據會務組的具體(tǐ)要求，将水果、鮮花、台簽、文具用品等擺放(fàng)在指定位置，要求排放(fàng)整齊劃一(yī)。
2.茶水布置:
工(gōng)作人員(yuán)會準備好茶水，檢查工(gōng)作台裏的茶包、水壺、開(kāi)水是否充足。按會議人數配放(fàng)，并準備好備用杯子、水具等，加好開(kāi)水、茶葉準備充足，會前水杯放(fàng)好茶葉擺放(fàng)到位。
3.音樂布置:
音響控制人員(yuán)提前半小(xiǎo)時到達音響室做好準備，播放(fàng)背景音樂。根據會議流程及會議内容，在需要的時候播放(fàng)音樂背景。
4.器材管理:
在會前半個小(xiǎo)時開(kāi)啓會議有關區域的照明設備、空調、音響、話(huà)筒、攝影儀等，保證設備的正常使用，調試好相關設備，如音響、投影儀、視頻(pín)、麥克風等，并确保其正常使用。
5.安全管理:
确保會議場所的安全，安全疏散指示标志(zhì)、應急照明是否完好；消防設施、器材和消防安全标志(zhì)是否在位、完整；檢查所有器材是否安全用電(diàn)；做好與會人員(yuán)登記，避免可能發生(shēng)的危險狀況發生(shēng)。
6.應急管理:
根據會議性質，針對會議過程中(zhōng)的突發狀況，制定會議應急預案。在不影響會議質量和會議效果的情況下(xià)，确保會議的順利進行。
